В последнее время передача документов становиться все проще. На помощь приходит факс, электронная почта и другие виды передачи бумаг на расстоянии. Но когда возникает необходимость передать оригиналы, возникает вопрос, как лучше это сделать. Особенно если это бухгалтерские документы которые требуют особой ответственности и быстроты передачи.

В данной ситуации на помощь придет курьерская служба ПОВЕЗЕТ!

Наш курьер приедет в удобное для Вас время, быстро и аккуратно доставит документы адресату лично в руки. При необходимости курьер подождет, пока бумаги будут подписаны и вернет их отправителю.

Так же можно направить курьера в банк, налоговую, ПФР и другие государственные организации. Единственное что потребуется от вас, написать доверенность на нашего курьера. Далее мы все сделаем сами.

Какие плюсы вы получите при работе с нами?

Цена доставки.

Мы не делаем доставку дороже при поездке в государственные организации!

Удобство.

Вам не нужно самим стоять в очереди или отрывать своих сотрудников от основной работы. Наш курьер все выполнит за Вас.

Без напоминаний.

Если вам необходимо регулярно забирать корреспонденцию с определенного адреса и в определенные дни, просто скажите нам об этом! Без лишних напоминаний в нужный день курьер будет забирать доставки для Вас.

Вы можете с нами сказать свои пожелания и уточнить детали доставки!

Ежедневно всё население Земли прибегает к помощи почтовых служб и сервисов для пересылки почтовых отправлений (далее «ПО»). За последние годы, в связи с развитием мобильной связи и интернета количество пересылаемых поздравительных открыток и личных писем в разы сократилось.

Однако количество деловой почты выросло. Развивается бизнес, государственные и коммерческие учреждения. Им регулярно требуется вести деловой документооборот, для чего активно применяется пересылка писем и бандеролей. Наиболее экономичным является пересылка почтовых отправлений через Почту России.

Самым массовым ПО является письмо. Письмо – это вид почтового отправления, предназначенный для пересылки деловых бумаг, документов, фотографий и т.п. Как правило письма упаковываются в конверты.

Вес писем ограничен по нормам Почты России 100 граммами, в то время, как в бизнесе под понятием «письмо» рассматривается вложение (документы, фото или т.п.), упакованное в конверт или пакет, весом не более 500 грамм. Превышение веса письма сверх 100 грамм согласно градации Почты России, автоматически переводит его в «бандероль», тарификация пересылки которого происходит по другим правилам.

Письма делятся на простые, заказные и с объявленной ценностью. Простые письма – это самый дешевый вид ПО , который с точки зрения качества доставки является не самым надежным, но наиболее дешевым средством доставки. Доставка простых писем осуществляется в почтовый ящик получателя. Простые письма не регистрируются и это следует учитывать. В случае пропажи письма предъявить претензию в этом случае будет невозможно.

При необходимости отследить доставку письма правильно будет оформить отправку заказным письмом. Заказное письмо – это регистрируемый вид почтового отправления. Каждому письму присваивается трекинг-код, с помощью которого на сайте почты РФ можно следить за движением (пересылкой) письма и убедиться в доставке письма Адресату. Это более надежный вид ПО против простого письма.

В случае, если необходимо отправить важные документы и исключить возможность их утраты следует отправить письмо с объявленной ценностью . Для такого ПО дополнительно устанавливается объявленная ценность. В случае утраты такого письма Почта РФ возместит убыток в размере объявленной ценности. За объявленную ценность при отправке Вам будет предложено оплатить установленный сбор.

С целью повышения информативности доставки Вам предлагается воспользоваться дополнительными услугами, подлежащими дополнительной оплате, такими как:

  • Уведомление о вручении (оно бывает простым или заказным). Вам будет направлено письменное уведомление о получателе и сроках доставки письма. В случае отправки с заказным уведомлением, получатель будет приглашен в почтовое отделение, где Ваше письмо будет ему вручено под роспись с указанием паспортных данных. Бланк уведомления оформляется при отправке письма, крепится к нему и пересылается вместе с письмом;
  • Опись вложения . Это бланк установленной формы, в котором перечисляется содержимое вложения в письмо. При отправке опись заполняется в 2-х экземплярах. Письмо не запечатывается, а передается оператору почтового отделения в открытом виде. Сотрудник почты проверяет соответствие вложения описи, подписывает опись и один экземпляр возвращает отправителю. Второй экземпляр вкладывается в письмо и отправляется Адресату.
  • СМС-уведомление . Этот вид дополнительного сервиса предполагает направление Адресату СМС о прибытии письма в почтовое отделение, а также уведомления Отправителю о вручении письма Получателю.
  • Наложенный платеж . НП – это денежные средства, которые должны быть приняты при доставке почтового отправления с Получателя. Данный сервис активно применяется при доставке товаров из интернет-магазинов. При доставке писем этот сервис может быть применен, например, при доставке какого-либо научного труда (работы) и т.п. Вскрыть пакет до оплаты Получатель имеет право только в случае, если с отправлением следует опись.

Оплата (франкирование) пересылки писем, как правило, производится при отправке. Франкирование почтового отправления может быть произведено, или наклеиванием на конверт марок на сумму, соответствующую стоимости пересылки, либо нанесением на письмо франкировального штампа (оттиска, штемпеля). Услуги франкирования почты имеют право предоставлять только организации, имеющей лицензию на право проведения данной операции.

Франкирование почтовых отправлений производится на специальных аппаратах, имеющих соответствующее подключение к сети пересылки Почты РФ. Кроме нанесения франка, на заказные письма наклеивается штрих-код – трекинг для отслеживания доставки почтового отправления.

Стоимость франкирования определяется видом почтового отправления, стоимости дополнительных услуг, заказанных Отправителем, а также весом почтового отправления. Стоимость франкирования, как правило оплачивается Отправителем на условиях предоплаты, путем внесения (создания) депозита на счету Почты РФ.

В случае превышения веса письма 100 грамм почтовое отправление может быть отправлено как бандероль. Бандероль – это вид почтового отправления, который предназначен для пересылки документов, фотографий, другой корреспонденции на бумажной основе. Вес бандероли составляет от 100 грамм до 2 кг. Бандероли могут быть упакованы в конверты, пластиковые пакеты или небольшие коробки, максимальный размер которых, по сумме трёх измерений, не должен превышать 90 см.

Бандероли также могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью. Заказные бандероли и с объявленной ценностью регистрируются, им присваивается трекинг-код, по которому Отправитель имеет возможность отследить доставку бандероли. На пересылку бандеролей устанавливается шаг для оплаты равный 20 граммам. Стоимость зависит от расстояния и способа доставки.

При весе почтового отправления свыше 2 кг пересылка ведется видом почтового отправления – посылка. Посылками разрешается пересылать кроме документов также различные товарные вложения, как бытового, так и культурного характера. В том числе посылками пересылаются товары из интернет-магазинов.

Вложение в посылку должно быть хорошо упаковано, с целью исключить повреждение самого груза посылки, а также других почтовых отправлений и для исключения нанесения вреда сотрудникам Почты.

Пересылка посылок ведется в соответствии с условиями курьерской доставки.

Доставка документов - отправка автотранспортом документов с их последующей передачей получателю. Отправка осуществляется отдельным грузоместом.

Возврат документов - доставка автотранспортом документов, заверенных получателем, отправителю или заказчику.

Как это работает?

Расчет стоимости перевозки и оформление заказа

Отслеживание документов

Получение документов

По прибытии документов на терминал получателю придет уведомление.
Прибывший на терминал груз будет бесплатно храниться на терминале 2 рабочих дня. Стоимость дальнейшего хранения — 300 рублей за 1 м³ в сутки; минимальная стоимость — 300 рублей за весь срок хранения. Для самостоятельного получения документов ознакомьтесь со схемой проезда на странице адресов терминалов . При заказе доставки документы будут отправлены до адреса получателя. Погрузо-разгрузочные работы при доставке документов до адреса осуществляются бесплатно.

Дополнительные услуги

  • Доставка документов от адреса/до адреса

Дополнительно к межтерминальной перевозке документов вы можете заказать услугу "Доставка от адреса/до адреса" . Пожалуйста, ознакомьтесь с подробными

Одно из приоритетных направлений деятельности нашей компании - курьерская доставка под роспись счетов и прочих бухгалтерских документов. За 22 года работы мы накопили достаточный опыт чтобы стать надёжным партнером для заказчиков самого различного масштаба и профиля. Мы обслуживаем как индивидуальных предпринимателей с несколькими контрагентами, так и большие компании с многотысячной клиентской базой. Благодаря такой специализации на наши услуги вполне сопоставимы с тарифами обычной почты при неизмеримо большем комфорте и надёжности для отправителя счетов. Предлагаем оценить преимущества сотрудничества с нами на всей цепочке от выпуска счёта до его получения бухгалтерией контрагента и контроля оплаты.

Подготовка и оформление счетов

Уже на этом этапе мы можем существенно сократить временные и финансовые затраты клиентов с помощью услуги аутсорсинга печати счетов. Нашим заказчикам достаточно осуществить выгрузку счетов из биллинговой системы в электронном виде и перенаправить их по согласованному каналу связи. Всю дальнейшую работу от печати до конвертирования мы можем взять на себя. Централизованная закупка бумаги и конвертов, печать на высокопроизводительном оборудовании, подпись нашими сотрудниками по доверенности от заказчика, производительная укладка в конверты - всё это делает аутсорсинг печати счетов выгодным заказчику как финансово, так и организационно.


Мы предоставляем техническую возможность напечатать одну строку текста в части доставочного листа, где расписываются получатели. Это может быть как общий для всех контрагентов текст (например "акт, счёт, счёт-фактура от 31.01.2014") так и индивидуальный (например, "счёт-фактура №12345 от 31.01.2014 и доп.соглашение №3 от 01.02.2014"). Таким образом, получатель будет расписываться за доставку конкретных документов, а не обычного письма неизвестного содержания.

Передача счетов в доставку

Для наших заказчиков нет необходимости самостоятельно привозить счета, стоять в очереди, проходить длительную процедуру оформления в доставку. Достаточно сделать заявку по телефону или online-вызов курьера и наш сотрудник приедет за счетами в желаемый диапазон времени. Для больших рассылок предоставляется автомобиль без какой-либо дополнительной платы.


Мы предлагаем доставку счетов в срок от 1 до 5 рабочих дней. Заказчик имеет возможность выделить из рассылки наиболее приоритетные для себя счета (например, с большой суммой к оплате) и отправить их в более быстром режиме доставки. Выгода от более быстрой оплаты счета клиентом может многократно превысить чуть больший тариф, соответствующий высокой срочности.

Ход доставки счетов

Каждый из наших курьеров обслуживает определённый район города. За время обучения он досконально изучает все подробности: маршруты, особенности расположения компаний-адресатов, график их работы и прочие немаловажные детали. С учетом того, что адресная база получателей счетов обычно претерпевает лишь небольшие изменения от месяца к месяцу, доставка не вызывает проблем.


Обычно первоначальную попытку доставки курьер осуществляет без предварительного звонка получателю (за исключением случаев когда адрес сразу вызывает сомнения). Если вручить счёт не удаётся по причинам неверного/неточного адреса, отсутствия/переезда получателя и т.п. - курьер возвращает его в наш офис. Операторы связываются с получателем по телефону или электронной почте при их наличии. Когда удаётся успешно договориться о повторной доставке - она производится бесплатно для заказчика.


При вручении счетов получатели имеют возможность передать отправителю ответную документацию (подписанные договоры, акты приёмки-передачи и т.п). Курьеры их примут и передадут вместе с отчётом о доставке без взимания дополнительной оплаты при условии, что не потребуется дополнительное ожидание.


Отличное соотношение цена-качество нашей услуги курьерской доставки по Москве привлекает клиентов для массовой рассылки счетов, что в свою очередь делает работу курьера производительнее. В результате, для обслуживания своего района курьеру практически не нужно использовать транспорт, плотность обслуживаемых адресов требует пешего перемещения.


Если заказчик предоставляет не только физические, но и электронные адреса получателей счетов, мы можем осуществлять дополнительный бесплатный сервис. Например, оповещать контрагентов о поступлении счетов на доставку и ожидаемом сроке посещения курьера. Другой пример - можно высылать клиенту электронное извещение при неудачной попытке доставки.



Взаимодействие с клиентским отделом заказчика

Для удобства работы с клиентской базой обычно используются цифровые идентификаторы контрагентов. В своей базе данных учёта доставки мы используем идентификаторы, принятые в биллинговой системе заказчика. Таким образом, клиентскому отделу удобно работать с отчётами и выяснять историю доставки с использованием привычных номеров. Также не вызывает проблем выгрузка данных из нашего отчёта о доставке в систему заказчика для дальнейшего контроля оплаты.


Бывают ситуации когда заказчику необходимо вмешаться в ход рассылки счетов. Например, выяснилось, что счёт выставлен с ошибкой, или контрагент сообщил о своём переезде либо самостоятельно забрал счёт. Соответственно, надо остановить доставку или изменить адрес. Заказчику достаточно сообщить об этом оператору. Если счёт передан в нашу курьерскую службу, но ещё не доставлен, мы сможем внести необходимые коррективы.


Небольшой процент проблем с доставкой счетов неизбежен. Контрагенты переезжают, закрываются, уходят в отпуск всем коллективом и т.д. Информация об этом фиксируется в нашей базе данных сразу, как только поступает от курьера. Опираясь на электронный отчёт о доставке, клиентский отдел заказчика может предпринимать необходимые действия не дожидаясь полного окончания рассылки.


Компании нередко меняют адрес своего местонахождения и своевременно не сообщают об этом своим партнерам. Если курьеру не удаётся получить информацию на старом адресе, то мы, совместно с клиентской службой заказчика, вынуждены выяснять новые адреса по телефону. Для юридического закрепления этого факта при доставке на новый адрес курьер может оформить заявление о смене адреса согласованного образца и передать его заказчику вместе с отчётом.



Отчётность и контроль доставки счетов

Курьеры вручают счета ответственным лицам, которые должны не только расписаться на доставочном листе, но и указать свои вышеперечисленные контактные данные. Эти данные заносятся в нашу базу данных и предоставляются заказчику в электронных отчётах.


Мы предоставляем информацию о доставке счетов в удобной форме. Данные без задержки отражаются на сайте по мере обработки операторами. Указав наименование или идентификатор (лицевой счёт/номер договора), заказчик может отслеживать всю историю доставок нужному контрагенту. Также в этом разделе можно контролировать общее состояние рассылки, выбрав поиск по номеру заказа.


Обработанные на текущий момент данные формируется в один файл. Заказчик может использовать этот файл по своему усмотрению: импортировать в свою базу данных или использовать в оффлайн-режиме.


Доставочные листы имеют сквозную нумерацию. В электронных отчётах по каждому получателю указывается номер листа, на котором надо искать подтверждение доставки. При необходимости проверить оригинал подписи получателя заказчик может быстро найти требуемый лист.



Особенности тарификации курьерской доставки счетов

При доставке разной срочности нет никакой разницы в качестве сервиса. Оформление и отчётность идентичные. Просто меньший срок доставки накладывает очевидные ограничения на курьера при планировании маршрутов и, соответственно, больше оплачивается. Также необходимо учитывать, что даже при самой экономичной доставке за 1-5 дней до 60-70% счетов фактически доставляются в первые два дня.


Заказчику не требуется вносить какую-либо абонентскую плату при заключении договора. Оплачиваются только фактически оказанные курьерские услуги. Акт об оказании услу и счёт на оплату предоставляются не реже одного раза в месяц.


Большинство курьерских служб использует ступенчатую тарификацию своих услуг (от 100 писем в заказе, от 500 писем, от 1000 писем и т.д.). Мы пошли дальше и рассчитываем скидку от общей стоимости заказов за месяц. Таким образом, если основная рассылка счетов по стоимости вышла на определённый уровень скидки, то все дополнительные рассылки в месяце будут осуществляться с такой же скидкой или даже перейдут на следующую ступень вместе с основной.


Мы не взимаем дополнительную оплату за доставку в труднодоступные районы. У нас курьерская доставка по адресам внутри МКАД, а также в Митино, Солнцево, Новопеределкино, Северное и Южное Бутово, Жулебино, Косино, Новокосино стоит одинаково.

Интернет-магазины – это сайты, через которые осуществляется продажа товаров. Их владельцами могут быть как организации, так и индивидуальные предприниматели. Согласно ОКВЭД торговля через интернет-магазины имеет код 52.61.2 – розничная торговля через телемагазины и компьютерные сети.

Сайт в интернете – это только «витрина» магазина. Чтобы покупатель получил товар, что называется в руки, его нужно еще доставить. Договор купли-продажи посредством интернет-магазина обычно заключается с условием о доставке товара. По согласованию продавца и покупателя варианты доставки могут быть различными.

Правила дистанционной торговли

Дистанционная торговля регулируется Правилами продажи товаров дистанционным способом, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.09.2007г. №612. Согласно п.26 товар передается покупателю по месту жительства или другому адресу, который он указал.

Доставка товаров упоминается и в другом документе – законе №2300-1 от 07.02.1992г. «О защите прав потребителей». Согласно п.3 ст.26.1 в момент доставки товара покупателю, он должен получить информацию в письменном виде:

— о продукции, которую он купил;

— о сроках и порядке возврата.

Если это требование нарушается, то по ч.1 ст.14.8 КоАП предусмотрена ответственность:

— для должностных лиц организаций и ИП – штраф в размере 500-100 руб. или предупреждение;

— для юрлиц – штраф 5000-10000 руб.

Оформляем доставку

Учет расходов на курьерскую доставку зависит от того, как она оформляется:

— услуги по транспортировке не оформляются отдельным договором, а стоимость услуг входит в цену продукта: доставка рассматривается как часть работы в сфере дистанционной торговли;

— услуги по транспортировке оформляются отдельным договором, стоимость услуг оплачивается отдельно от цены товара: доставка рассматривается как самостоятельный вид деятельности, а налогообложение может осуществляться отдельно от магазина (например, по ЕНВД в случае использования для доставки не более 20 транспортных средств).

Такая позиция изложена Минфином в письме от 07.03.2012г. №03-11-11/76.

Доставка товаров до покупателей может осуществляться:

— своими курьерами;

— почтой;

— сторонней курьерской организацией.

Расходы по налогу на прибыль

Если интернет-магазин работает на общей системе налогообложения, то в расходах по налогу на прибыль можно признать:

1. Расходы на оплату труда курьеров – штатных работников (ст.255 НК). Кроме того, профессия курьера подразумевает разъездной характер работы, поэтому расходы по проезду работодатель обязан возместить.

Для безопасного признания таких расходов в одном из локальных нормативных актов вашей организации пропишите перечень должностей работников, которым вы компенсируете проезд, размер и порядок возмещения. В трудовом договоре с курьерами также укажите разъездной характер работы и обязанность работодателя компенсировать расходы на проезд.

2. Расходы на покупку ГСМ для автомобилей, занятых доставкой товаров, а также другие затраты на содержание этих автомобилей (мойка, ОСАГО, ремонт и др.) на основании пп.11 п.1 ст.264 НК. ГСМ можно оплачивать как по автомобилям, находящимся в собственности у фирмы, так и арендованным (например, у работников).

3. Расходы на оплату услуг курьерской службы (пп.49 п.1 ст.264 НК), почтовых услуг (пп.25 п.1 ст.264 НК).

Расходы на УСН

На УСН разрешается учесть в расходах те же самые затраты, что и на общей системе налогообложения:

1. Расходы на оплату труда курьеров, компенсации за разъездной характер работ на основании п.2 ст.346.16 НК, который ссылается на ст.255 НК и включает тот же состав затрат.

2. Расходы на приобретение ГСМ для автомобилей, на ремонт (пп.12 п.1 ст.346.16 НК).

3. Расходы на оплату услуг сторонней курьерской фирмы (пп.23 п.1 ст.346.16 НК, письмо Минфина от 12.01.2006г. №03-11-02/3, ФНС от 25.01.2006г. №ГИ-6-22/54) и почтовые услуги (пп.18 п.1 ст.346.16 НК).

Бухгалтерский учет

Интернет-магазин – торговая организация, поэтому в бухгалтерском учете затраты, в том числе и на курьерскую доставку, собираются на счете 44 «Расходы на продажу». Доставка товаров покупателям является расходами по обычным видам деятельности (п.5,7 ПБУ 10/99).

В ООО «Модная штучка» доставка товаров производится собственной курьерской службой и по почте. В августе 2013 года расходы составили:

— зарплата водителя-экспедитора и двух курьеров – 96 000 руб.

— приобретение универсальных проездных билетов на общественный транспорт – 3000 руб.

— расходы на приобретение ГСМ по путевым листам 22 000 руб.

— оплата услуг Почты РФ – 15 000 руб.

Отразим расходы в бухгалтерском учете:

Дебет 44 – Кредит 70 – на сумму 96 000 руб. – начислена заработная плата

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 28 992 руб. – начислены страховые взносы

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 22 000 руб. – выдано в подотчет водителю на приобретение ГСМ

Дебет 10 – Кредит 71 – на сумму 22 000 руб. – приобретен ГСМ согласно авансовому отчету

Дебет 44 – Кредит 10 – на сумму 22 000 руб. – списаны ГСМ по путевым листам

Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 3000 руб. – выдано в подотчет на приобретение проездных билетов

Дебет 44 – Кредит 71 – на сумму 3000 руб. – учтены расходы на проездные билеты

Дебет 44 – Кредит 60 – на сумму 15 000 руб. – учтены почтовые расходы

Дебет 60 – Кредит 51 – на сумму 15 000 руб. – оплачены услуги Почты РФ с расчетного счета

Необходимые документы

Итак, подытожим, какие документы вам потребуются, чтобы признать расходы на курьерскую доставку:

1. Для признания расходов на оплату труда: трудовой договор (оплата труда работника, разъездной характер), коллективный договор или другой локальный нормативный акт организации, предусматривающий оплату проезда.

2. Чеки на приобретение ГСМ при оплате наличными, путевые листы с маршрутами поездок для списания ГСМ, квитанции на парковку, мойку, свидетельства ОСАГО, договоры, акты на ремонт, счета-фактуры, договоры аренды автомобиля с работниками, расчеты норм расхода ГСМ и приказы руководителя, утверждающие эти нормы и т.п.

3. Договоры со сторонними фирмами, оказывающими курьерские услуги, счета на оплату и акты оказанных услуг, счета-фактуры.

Перечень документов не ограничен и зависит от ваших конкретных расходов.

Как учесть расходы на создание сайта интернет-магазина, . Нужно ли интернет-магазину пользоваться ККТ, .

А кто работает курьером в вашем интернет-магазине – свои сотрудники или сторонняя организация? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!